Krisen: Tipps zur Vorbereitung

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Krisen sind unvermeidbar und können in verschiedenen Formen auftreten, sei es durch z. B. wirtschaftliche Abschwünge oder unerwartete betriebliche Herausforderungen. Auch für kleinere Unternehmen ist es essenziell, gut vorbereitet zu sein, um solchen Situationen erfolgreich zu begegnen.

Hier einige Tipps zur Vorbereitung:

  • Beginnen Sie mit der Identifizierung potenzieller Risiken, die Ihr Unternehmen bedrohen könnten. Berücksichtigen Sie hierbei sowohl interne als auch externe Faktoren wie Finanzkrisen, technische Ausfälle, Lieferkettenprobleme und Naturkatastrophen.
  • Erstellen Sie konkrete Maßnahmenpläne für jede identifizierte Krise. Legen Sie fest, wer im Ernstfall welche Aufgaben übernimmt und welche Schritte in welcher Reihenfolge zu unternehmen sind. Beispielsweise könnte ein Notfallplan bei einem IT-Ausfall eine sofortige Benachrichtigung des IT-Dienstleisters und die Umschaltung auf manuelle Prozesse umfassen.
  • Eine klare und effiziente Kommunikation ist in Krisenzeiten unerlässlich. Definieren Sie, wer intern und extern wie informiert wird. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter wissen, an wen sie sich im Krisenfall wenden müssen.
  • Setzen Sie ein Krisenteam aus Schlüsselpersonen Ihres Unternehmens ein.
  • Halten Sie alle Aspekte des Krisenplans schriftlich fest und aktualisieren Sie ihn regelmäßig. Änderungen in der Unternehmensstruktur, neue Risiken oder Erfahrungen aus Übungen sollten in den Plan integriert werden.

Welche Unterlagen unterliegen einer Lohnkontrolle?

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Mitunter wird im Rahmen einer GPLB-Prüfung (Gemeinsamen Prüfung Lohnabgaben und Beiträge) beanstandet, dass angeforderte Lohnunterlagen unvollständig oder nicht korrekt geführt sind. Um hier teure Strafen zu vermeiden, empfiehlt es sich, nachfolgende Unterlagen stets vollständig und korrekt zu führen:

Lohnkonto

Jeder Dienstgeber ist verpflichtet, für bei ihm beschäftigte Dienstnehmer ein Lohnkonto zu führen. Im Rahmen des Lohnkontos sind neben den persönlichen Daten des Dienstnehmers die Höhe der empfangenen Bezüge sowie die abgeführten Lohnabgaben und deren beitragsrechtliche Grundlagen anzuführen. Die Pflichtangaben des Lohnkontos sind der Lohnkontenverordnung zu entnehmen. Kann das Lohnkonto im Prüfungsfall nicht vorgelegt werden, so stellt dies eine Finanzordnungswidrigkeit dar, die mit Strafen bis zu € 5.000,00 geahndet wird.

Arbeitszeitaufzeichnungen

Dienstgeber sind verpflichtet, für alle vom Arbeitszeitgesetz erfassten Dienstnehmer Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen. Aus diesen Aufzeichnungen muss neben der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit auch die tägliche und wöchentliche Ruhezeit hervorgehen. Werden Dienstnehmer während der wöchentlichen Ruhezeit, der Ersatzruhe oder der Feiertagsruhe beschäftigt, sind Ort, Dauer und Art der Beschäftigung zu vermerken. Beginn und Ende der Ruhepausen sind ebenfalls zu erfassen. Bei Durchrechnung der Arbeitszeit (z. B. Gleitzeit) müssen auch Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraumes festgehalten werden. Die verwaltungsstrafrechtliche Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Arbeitsaufzeichnungen liegt dabei stets beim Dienstgeber.

Weitere relevante Unterlagen

Neben dem Lohnkonto und den Arbeitsaufzeichnungen werden für Prüfungszwecke häufig unter anderem nachfolgende Unterlagen angefordert:

  • Dienst- und Lehrverträge oder Dienstzettel
  • Allenfalls vorliegende Betriebsvereinbarungen
  • Urlaubs-, Krankenstands- und andere Abwesenheitsaufzeichnungen
  • Überstunden-, Provisions-, Akkord- und sonstige leistungsabhängige Lohnaufzeichnungen
  • Branchenspezifische Unterlagen (z. B. Abrechnungen der Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse etc.)
  • Fahrtenbücher und Reisekostenabrechnungen

Carpe diem

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Letzten Freitag nutzen wir den tollen Sonnenschein und wanderten entlang des Plantenweges in Bernstein.

Raus in die Natur, Infos über die Planten, hervorragende Labstellen – summa summarum ein toller Frühlingstag mit den Kolleg:innen😎🤣😋👣

Sind Mahngebühren der Umsatzsteuer zu unterwerfen?

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Bekommt ein Unternehmer Geld- oder Sachleistungen, ist immer zu prüfen, ob dies für die Umsatzsteuer relevant ist, d. h. ob es sich um einen steuerbaren Vorgang im Sinne der Umsatzsteuer handelt. Davon zu unterscheiden sind die im Umsatzsteuergesetz angeführten Steuerbefreiungen, die erst zu prüfen sind, wenn ein Vorgang als umsatzsteuerbar einzustufen ist.

Damit eine Lieferung oder sonstige Leistung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes steuerbar ist, ist ein Leistungsaustausch erforderlich. Die Umsatzsteuerrichtlinien (UStR) führen aus, dass ein Leistungsaustausch Leistung und Gegenleistung, das Vorliegen von zwei Beteiligten und die innere Verknüpfung zwischen Leistung und Gegenleistung voraussetzt. Ein ursächlicher Zusammenhang zwischen Leistung und Gegenleistung fehlt z. B. beim echten Schadenersatz, beim echten Mitgliedsbeitrag oder beim echten Zuschuss.

Mahngebühren, die ein Unternehmer nach Ablauf des vereinbarten Zahlungszieles aufgrund seiner Geschäftsbedingungen oder anderer Unterlagen (z. B. Mahnschreiben) von säumigen Zahlern vereinnahmt, unterliegen als echter Schadenersatz laut UStR nicht der Umsatzsteuer. Auch die Erstattung der Kosten eines gerichtlichen Mahnverfahrens ist nicht Teil des Entgelts für eine steuerbare Leistung, sondern echter, nicht steuerbarer Schadenersatz. Dagegen stellen sogenannte „Mahngebühren“ von Unternehmern, die sich gewerbsmäßig mit der Eintreibung von Forderungen beschäftigen, steuerbare Entgelte für ihre Inkassotätigkeit dar.

Was bringt der neue „Ausfallsbonus“?

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Mit dem „Ausfallsbonus“ wurden die pandemiebedingten Unterstützungsleistungen um eine neue Maßnahme erweitert, die dazu beitragen soll, die Zahlungsfähigkeit heimischer Unternehmen trotz der anhaltenden wirtschaftlichen Auswirkungen der Coronavirus-Pandemie zu erhalten und Liquiditätsengpässe zu vermeiden.

Das BMF hat dazu inzwischen eine umfangreiche Förderrichtlinie erlassen, deren wesentliche Eckpunkte wir für Sie zusammengefasst haben. Daneben gelten zahlreiche Bedingungen, Voraussetzungen und Einschränkung, weshalb im Einzelfall steuerliche Beratung bei der Vorbereitung des Antrags in Anspruch genommen werden sollte.

Wer kann den Ausfallsbonus beantragen?
Die Vergabe des nicht rückzahlbaren Ausfallsbonus setzt unter anderem voraus, dass

  • das Unternehmen seinen Sitz oder eine Betriebsstätte in Österreich hat und eine operative Geschäftstätigkeit im Inland ausübt, durch die betriebliche Einkünfte erwirtschaftet werden,
  • die Umsätze des Unternehmens in den Betrachtungszeiträumen, für die ein Antrag gestellt wird, im Vergleich zu den jeweils entsprechenden Kalendermonaten aus dem Zeitraum von März 2019 bis Februar 2020 um mindestens 40 % zurückgegangen sind,
  • beim Unternehmen in den letzten drei veranlagten Jahren kein steuerlicher Missbrauch im Sinne der Bundesabgabenordnung rechtskräftig festgestellt wurde, durch den die steuerliche Bemessungsgrundlage im betroffenen Veranlagungszeitraum um mindestens € 100.000,00 verändert wurde,
  • ein körperschaftsteuerpflichtiges Unternehmen während der letzten fünf veranlagten Jahre nur bis zu einem Gesamtbetrag von höchstens € 100.000,00 vom Abzugsverbot für bestimmte Zinszahlungen und Lizenzgebühren oder von der Hinzurechnungsbesteuerung bei niedrigbesteuerten ausländischen Passiveinkünften betroffen war (allerdings bestehen Ausnahmen bei rechtzeitiger Offenlegung),
  • das Unternehmen weder seinen Sitz noch eine Niederlassung in einem Staat hat, der in der EU-Liste der für Steuerzwecke nicht kooperativen Länder und Gebiete genannt ist, und an diesem Sitz oder dieser Niederlassung im ersten nach dem 31.12.2018 beginnenden Wirtschaftsjahr nicht überwiegend bestimmte niedrigbesteuerte Passiveinkünfte erwirtschaftet wurden,
  • über das Unternehmen und seine geschäftsführenden Organe in den letzten fünf Jahren vor der Antragstellung keine rechtskräftige Finanzstrafe oder Verbandsgeldbuße in Höhe von mehr als € 10.000,00 aufgrund eines vorsätzlich begangenen Finanzvergehens (ausgenommen Finanzordnungswidrigkeiten) verhängt wurde,
  • über das Unternehmen weder im Betrachtungszeitraum noch zum Zeitpunkt der Antragstellung ein Insolvenzverfahren (ausgenommen Sanierungsverfahren) anhängig war.

Keinen Ausfallsbonus erhalten unter anderem Unternehmen, die zu Beginn des Betrachtungszeitraumes mehr als 250 Mitarbeiter gemessen in Vollzeitäquivalenten beschäftigt und im Betrachtungszeitraum mehr als 3 % der Mitarbeiter gekündigt haben, statt die Corona-Kurzarbeit in Anspruch zu nehmen (Ausnahmen sind in begründeten Fällen auf Antrag möglich), sowie Unternehmen der Finanz- und Versicherungsbranche und Unternehmen, die einen Zuschuss aus dem NPO-Unterstützungsfonds erhalten haben. Auch neu gegründete Unternehmen, die vor dem 1.11.2020 keine Umsätze erwirtschaftet haben, sind nicht antragsberechtigt.

Für Unternehmen, die zum 31.12.2019 (oder bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr zum letzten Bilanzstichtag vor dem 31.12.2019) „Unternehmen in Schwierigkeiten“ im Sinne des Beihilfenrechts sind, gelten Sonderregelungen.

In welchem Ausmaß wird der Ausfallsbonus gewährt?
Im Rahmen des Ausfallsbonus können 15 % des Umsatzausfalles als Zuschuss („eigentlicher Bonus“) und weitere 15 % des Umsatzausfalles als optionaler Vorschuss auf den Fixkostenzuschuss 800.000 (entspricht einer maximalen Ersatzrate von 30 %) ersetzt werden.

Der eigentliche Bonus und der optionale Vorschuss auf den Fixkostenzuschuss 800.000 sind dabei mit jeweils € 30.000,00 pro Kalendermonat begrenzt (entspricht einer maximalen Fördersumme von € 60.000,00 pro Kalendermonat). Der eigentliche Bonus wird ab einer Mindestförderhöhe von € 100,00 ausbezahlt.

Eine weitere Deckelung kann sich im Einzelfall aber auch daraus ergeben, dass der Ausfallsbonus nur solange gewährt wird, bis der Antragsteller den beihilfenrechtlichen Höchstbetrag von € 1,8 Mio. (abzüglich bestimmter anderer Unterstützungsleistungen aus dem „Befristeten Beihilferahmen“) ausgeschöpft hat.

Für welchen Zeitraum kann der Ausfallsbonus beantragt werden?
Der Ausfallsbonus kann für Kalendermonate im Zeitraum zwischen November 2020 und Juni 2021 gewährt werden. Weil sich die möglichen Betrachtungszeiträume des Ausfallsbonus und anderer pandemiebedingter Unterstützungsleistungen überschneiden, kann die Antragstellung für einzelne Betrachtungszeiträume allerdings nur eingeschränkt oder überhaupt nicht möglich sein, um parallele Zuschüsse zu verhindern.

Nur der eigentliche Bonus (15 % des Umsatzausfalles), nicht aber der optionale Vorschuss auf den Fixkostenzuschuss 800.000, kann beantragt werden, wenn

  • für den jeweiligen Betrachtungszeitraum bereits ein Fixkostenzuschuss 800.000 beantragt wurde (gilt auch bei Ablehnung des Antrags) oder
  • für den jeweiligen Betrachtungszeitraum bereits ein Verlustersatz beantragt wurde.

Für die Betrachtungszeiträume November 2020 oder Dezember 2020 kann zudem kein Ausfallsbonus (d.h. weder der eigentliche Bonus noch der optionale Vorschuss auf den Fixkostenzuschuss 800.000) beantragt werden, wenn während des jeweiligen Betrachtungszeitraumes ein Lockdown-Umsatzersatz (für direkt betroffene Unternehmen), ein Lockdown-Umsatzersatz II. (für indirekt betroffene Unternehmen) oder eine Lockdownkompensation (für selbstständige Künstler) in Anspruch genommen wurde (außer die erhaltenen Zuschüsse werden vor der Antragstellung zurückbezahlt).

Was bedeutet „Vorschuss auf den Fixkostenzuschuss 800.000“?
Der optionale Vorschuss auf den Fixkostenzuschuss 800.000 kann neben dem eigentlichen Bonus als Bestandteil des Ausfallsbonus beantragt werden. Dafür muss der Antragsteller neben den allgemeinen Voraussetzungen des Ausfallsbonus auch sämtliche Voraussetzungen gemäß der Förderrichtlinie zum Fixkostenzuschuss 800.000 erfüllen. Der Vorschuss auf den Fixkostenzuschuss 800.000 kann dabei nur gemeinsam mit dem eigentlichen Bonus beantragt werden.

Wird ein Vorschuss auf den Fixkostenzuschuss 800.000 beantragt, muss der Antragsteller in weiterer Folge bis spätestens 31.12.2021 den vollen Fixkostenzuschuss 800.000 beantragen. Die im Rahmen des Ausfallsbonus als optionaler Vorschuss ausbezahlten Beträge werden später auf den tatsächlich gewährten Fixkostenzuschuss 800.000 angerechnet. Um diese Anrechnung sicherzustellen, kann der Vorschuss auf den Fixkostenzuschuss 800.000 nur bis zur erstmaligen Beantragung eines Fixkostenzuschusses 800.000 beantragt werden.

Wie kann der Ausfallsbonus beantragt werden?
Der Ausfallsbonus kann grundsätzlich ab dem 16. des auf den jeweiligen Betrachtungszeitraum folgenden Kalendermonats (z.B. ab 16.2.2021 für Jänner 2021) und bis spätestens 15. des auf den Betrachtungszeitraumes drittfolgenden Kalendermonats (z.B. bis 15.4.2021 für Jänner 2021) elektronisch über FinanzOnline beantragt werden. Für die Betrachtungszeiträume November 2020 und Dezember 2020 ist davon abweichend eine Antragsfrist von 16.2.2021 bis spätestens 15.4.2021 vorgesehen.

Der Antragsteller kann seine Anträge entweder selbst einbringen oder von einem bevollmächtigten Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Bilanzbuchhalter einbringen lassen.

Wie soll der Ausfallbonus Unterstützung bieten?

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Das Finanzministerium hat auf seiner Homepage erste Eckpunkte zum geplanten Ausfallbonus wie folgt dargestellt:

  • Bis zum Ende der Pandemie soll von jedem Unternehmen (nicht nur geschlossene Betriebe), das mehr als 40 % Umsatzausfall im Vergleich mit dem jeweiligen Monatsumsatz aus 2019 hat, eine Liquiditätshilfe von bis zu € 60.000 pro Monat beantragt werden können.
  • Die Ersatzrate beträgt 30% des Umsatzausfalls, besteht zur Hälfte aus dem Ausfallbonus und zur Hälfte aus einem Vorschuss auf den Fixkostenzuschuss 800.000. Es ist grundsätzlich verpflichtend bis Jahresende einen Antrag auf den Fixkostenzuschuss 800.000 zu stellen.
  • Die Antragstellung via FinanzOnline erfolgt monatlich jeweils ab dem 16. des Folgemonats (z.B. 16.2. für Jänner). Die Überprüfung des Umsatzeinbruchs erfolgt im Nachhinein durch einen Steuerberater bei Abgabe des Antrages auf Fixkostenzuschuss 800.000.

Hinweis: Diese Überblicksinformationen sind auf dem Stand vom 18.1.2021 und können sich kurzfristig ändern. Die Veröffentlichung einer entsprechenden Richtlinie bleibt abzuwarten. Weitere Informationen finden Sie auf www.bmf.gv.at.