Wie können Fahrtkosten für die Arbeitnehmerveranlagung nachgewiesen werden?

Sind Fahrtkosten dem Grund nach als Werbungskosten steuerlich abzugsfähig, so gilt dies unabhängig davon, ob das Erfordernis einer Reise erfüllt ist. Als Werbungskosten sind Fahrtkosten grundsätzlich – also auch bei Verwendung eines eigenen Kfz – in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen zu berücksichtigen. Benützt ein Arbeitnehmer ein privates Kfz, steht ihm hierfür bei beruflichen Fahrten von nicht mehr als 30.000 km im Kalenderjahr das amtliche Kilometergeld zu. Anstelle des Kilometergeldes können auch die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Bei beruflichen Fahrten von mehr als 30.000 km im Kalenderjahr stehen als Werbungskosten entweder das amtliche Kilometergeld für 30.000 km oder die tatsächlich nachgewiesenen Kosten für die gesamten beruflichen Fahrten zu.

Die vom Abgabepflichtigen geführten Nachweise müssen die Kontrolle sowohl des beruflichen Zwecks als auch der tatsächlich zurückgelegten Fahrtstrecke erlauben. Dies erfordert, dass in den entsprechenden Aufzeichnungen zumindest das Datum, die Dauer, das Ziel und der Zweck jeder einzelnen Fahrt festzuhalten sind.

Für den Nachweis zur Inanspruchnahme von steuerfreien Tagesgeldern sind auch der Beginn und das Ende der Fahrt (Uhrzeit) aufzuzeichnen.

Neben einem Fahrtenbuch können auch Belege und Unterlagen sowie elektronische Aufzeichnungen, die diese Merkmale enthalten, zur Nachweisführung geeignet sein (z. B. Reisekostenabrechnungen für den Arbeitgeber, Kursprogramm mit Kursbesuchsbestätigung bei Aus- und Fortbildungsveranstaltungen). Die Anforderungen an die Qualität der Aufzeichnungen steigen mit der Anzahl der dienstlich zurückgelegten Kilometer.